Een opname begint zelden bij de zorg zelf. Hij begint bij een stapel papier: een toestemmingsformulier om medische gegevens op te vragen, een volmacht, een vaccinatieformulier. Documenten die ingevuld, ondertekend, teruggestuurd en vervolgens weer ingescand moeten worden — precies op het moment dat een cliënt en diens naasten hun hoofd er het minst bij hebben.
Zorgbalans levert zorg aan ouderen in Zuid-Kennemerland en omgeving, van wijkverpleging en thuiszorg tot revalidatie en verpleeghuiszorg. Bij elke nieuwe opname speelde dit papieren traject opnieuw. Sinds de invoering van Aanmeldgemak is dat verleden tijd.
Het knelpunt: papier op het drukste moment
Bij een opname moet er in korte tijd veel geregeld worden. De formulieren zijn juridisch noodzakelijk — zonder getekende toestemming mogen medische gegevens niet worden opgevraagd — maar het proces eromheen kostte onevenredig veel tijd.
- Formulieren printen en meegeven of opsturen
- Wachten tot alles ingevuld en ondertekend retour komt
- Nabellen bij wat ontbreekt, vaak meerdere keren
- Alles inscannen en handmatig in het dossier plaatsen
In de tussentijd is niet duidelijk wat er al binnen is en wat nog niet. Dat leidt tot vragen over en weer, en tot informatie die pas laat beschikbaar is voor het team dat de zorg gaat leveren.
Wat Zorgbalans veranderde
Zorgbalans heeft de formulieren in het aanmeldtraject gedigitaliseerd met Aanmeldgemak. De cliënt of contactpersoon ontvangt de documenten digitaal op een eigen, persoonlijke pagina en vult ze daar in — op een moment dat het uitkomt, thuis, op een telefoon of laptop.
Hoe het werkt
- De zorgadministratie stelt per zorgtype vast welke documenten nodig zijn
- De cliënt of contactpersoon krijgt één link naar een overzichtelijke pagina
- Daar staat precies welke stappen nog openstaan — niets meer, niets minder
- Formulieren worden digitaal ingevuld en rechtsgeldig ondertekend
- De ingevulde documenten komen automatisch op de juiste plek in Nedap ONS® terecht
Voor de zorgadministratie betekent dat één overzicht in plaats van een stapel losse retourzendingen. In één oogopslag is zichtbaar wie klaar is en bij wie nog iets ontbreekt.
Het resultaat: 30 tot 45 minuten per opname
Zorgbalans meldt in het eigen nieuwsbericht een tijdsbesparing van 30 tot 45 minuten per opname. Bij vier à vijf opnames per dag loopt dat op tot meerdere uren per dag die terugvloeien naar het primaire proces.
Daarnaast noemt Zorgbalans twee effecten die zich lastiger in tijd laten uitdrukken, maar in de praktijk zwaar wegen: er komen minder vragen binnen over de formulieren, en de informatie is sneller beschikbaar. Dat laatste telt vooral in de revalidatiezorg, waar het tempo van opnames hoog ligt.
Projectleider Carlijn Hoogvliet begeleidde de invoering bij Zorgbalans. Het volledige bericht leest u op hun eigen site: Zorgbalans bespaart 45 minuten per opname met digitaliseren formulieren.
Wat andere VVT-organisaties hieruit kunnen halen
De winst zit niet in één slimme truc, maar in het weghalen van overdrachtsmomenten. Elke keer dat een document van papier naar mens naar scanner naar dossier gaat, kan er iets blijven liggen. Door het formulier digitaal te laten invullen en direct in het dossier te laten landen, verdwijnen die momenten.
Dat werkt het beste wanneer de oplossing aansluit op het systeem waarin het team toch al werkt. Aanmeldgemak koppelt met Nedap ONS®, dus er is geen apart portaal om te beheren en geen dubbele invoer.
Benieuwd wat dit voor u oplevert?
Werkt u met Nedap ONS® en loopt uw aanmeldproces nog deels via papier of e-mail? Bekijk wat Aanmeldgemak voor uw organisatie kan betekenen, of vraag een demo aan — dan lopen we uw eigen aanmeldproces samen door.