Wat het is
Een wachtlijst is geen lijst, het is een proces
Wachtlijstgemak behandelt wachten als wat het in de praktijk is: een logistiek proces. Wie wacht waarop, welke plek of behandelaar komt wanneer vrij, wie past daar het beste bij, en wat moet er intern nog gebeuren voordat iemand kan starten. Alles gesynchroniseerd met Nedap ONS®.
In de meeste organisaties leeft de wachtlijst in een spreadsheet naast het dossier. Daar staat niet in wie er al is benaderd, hoe lang iemand al wacht ten opzichte van de treeknorm, of welke plek volgende maand vrijkomt. Wachtlijstgemak zet dat bij elkaar, en houdt de cliënt ondertussen op de hoogte.
Het scherm
Uw wachtlijst op één plek
Op de wachtlijst 37
4 Concept24 In behandeling5 Gepauzeerd4 Afgerond
Eerst aan de beurt
| Aanmelding | Sector | Wachtend | Treeknorm |
|---|---|---|---|
| 2026-0118 | GGZ / JGZ | 96 dagen | nog 2 dagen |
| 2026-0121 | VVT | 39 dagen | nog 3 dagen |
| 2026-0127 | GGZ / JGZ | 61 dagen | nog 37 dagen |
| 2026-0133 | VVT | 22 dagen | nog 20 dagen |
Te doen
- 3 Nieuwe aanmeldingen
- 2 Over de treeknorm
- 6 Wacht op antwoord
- 9 Open taken
- 1 Taak over tijd
Het scherm Vandaag. De cijfers hierboven zijn een voorbeeld; in uw omgeving staan uw eigen locaties, behandelaars en wachtenden uit Nedap ONS®.
Voor de VVT, GGZ, jeugdzorg en gehandicaptenzorg. Wij kijken eerst met u mee naar uw wachtlijstproces en wat daarvan te automatiseren valt.
De vergelijking die helpt
Wat een webwinkel al jaren doet
Bestelt u een boek, dan weet de webwinkel precies wat er op voorraad staat, wat al gereserveerd is en wie het uit het magazijn moet halen. U krijgt tussentijds bericht en uiteindelijk uw pakket. Niemand hoeft te bellen om te vragen hoe het ervoor staat.
Bij een bestelling
- Vrije voorraad, gereserveerde voorraad, totale voorraad
- Een medewerker krijgt de taak: pak dit uit stelling 2
- Track and trace: de klant ziet waar het staat
- Bezorgd, en dat is meetbaar
Bij een wachtlijst
- Vrije plekken, gereserveerde plekken, capaciteit per locatie
- Een collega krijgt de taak: vraag de verwijsbrief op
- De cliënt hoort waar hij staat en wat de verwachting is
- Geplaatst, en dat is te verantwoorden
Het verschil zit hem in één ding: voorraad is uitwisselbaar, een plek in de zorg niet. Welk bed of welke behandelaar past, hangt af van de mens die wacht. Daarom is de matching de kern van Wachtlijstgemak en niet een bijzaak.
Zo werkt het
Van aanmelding tot plaatsing
De aanmelding komt binnen
Vanuit SecuForm, Aanmeldgemak of met de hand. De cliënt moet in Nedap ONS® bestaan; op cliëntnummer wordt het dossier erbij gezocht, zodat u niets overtypt.
Wij zoeken wat past
In de VVT op de criteria die bij een plek horen: is het een echtpaar, is er een huisdier, welke locatie heeft de voorkeur, welke zorgzwaarte kan de afdeling aan. In de GGZ en jeugdzorg op behandelaar: taal, specialisme en beschikbare caseload.
Het voorstel gaat naar de cliënt
Wij kijken in Rooster & Planning wanneer de medewerker werkt en in de agenda wanneer die daadwerkelijk vrij is. Daaruit rolt een e-mail met bijvoorbeeld tien afspraakmomenten, waar de cliënt of een familielid uit kiest.
Intern loopt de takenlijst door
Verwijsbrief opvragen, indicatie controleren, kennismaking inplannen. Taken kunnen automatisch een Aanmeldgemak-pakket of een ondertekenverzoek in gang zetten.
Plaatsing, en het dossier klopt
De cliënt accepteert, de plek of behandelaar wordt gekoppeld en de plaatsing landt in ONS®. Daarmee is ook te verantwoorden hoe lang het heeft geduurd en waarom.
Twee soorten wachten
Een plek of een behandelaar
VVT: beddenbezetting
Hier gaat het om een plek. Capaciteit per locatie komt uit ONS®, inclusief de sublocaties eronder. U ziet per locatie hoeveel er vrij is en hoeveel mensen ervoor wachten, en de matching weegt mee wat de cliënt nodig heeft: samen met een partner, met een huisdier, dicht bij familie, op een afdeling die de zorgzwaarte aankan.
GGZ en jeugdzorg: een behandelaar
Hier gaat het om een mens met ruimte in de agenda. De matching kijkt naar taal, specialisme en hoeveel er al op de caseload staat. Past er iemand, dan volgt meteen het afspraakvoorstel, zodat de eerste afspraak staat voordat iemand opnieuw belt.
Afspraakvoorstellen
Tien momenten, de cliënt kiest
Het heen en weer bellen over een eerste afspraak kost vaak meer tijd dan de afspraak zelf. Daarom draait Wachtlijstgemak dat om.
Wij kijken in het rooster
Rooster & Planning zegt wanneer de medewerker werkt. De agenda zegt wanneer die ook echt vrij is. Alleen wat overblijft, wordt aangeboden.
De cliënt kiest zelf
Een e-mail met meerdere momenten, aan de cliënt of aan een familielid. Zij vinken aan wat schikt, u hoeft niemand na te bellen.
Daarna staat het vast
De keuze koppelt de cliënt aan de behandelaar en legt de afspraak vast. Wie niets kiest, blijft gewoon op de lijst staan.
Intern
Taken, en wat er vanzelf uit volgt
Naast de wachtlijst zelf zit er een takenlijst in voor uw eigen team. Per aanmelding legt u vast wat er nog moet gebeuren, met sjablonen voor wat elke keer terugkomt.
Uw eigen takenlijst
- Verwijsbrief opvragen of versturen
- Indicatie of beschikking controleren
- Kennismaking of huisbezoek inplannen
- Taken met een termijn, zodat u ziet wat over tijd is
Wat automatisch kan starten
- Een Aanmeldgemak-pakket naar de cliënt
- Een ondertekenverzoek via Ondertekengemak
- Een bericht aan de cliënt of familie
- Een taak voor een collega zodra de status verandert
Voor wie wacht
Niet meer hoeven bellen om te vragen hoe het staat
Wie wacht, wacht het liefst met uitzicht. Wachtlijstgemak stuurt tussentijds bericht: u staat nu drie weken op de lijst, de verwachting is dat het nog zo lang duurt, en dit is er inmiddels geregeld.
Dat scheelt uw team telefoontjes, en het scheelt de cliënt het gevoel dat hij vergeten is. Reageert iemand op een voorstel, dan komt dat terug in het overzicht van uw team.
Alles uit ONS®
Gesynchroniseerd met Nedap ONS®
Wachtlijstgemak is geen los lijstje naast het dossier. Het leest uit ONS® en schrijft erin terug, zodat er geen tweede waarheid ontstaat.
- Cliënten komen uit ONS®, opgezocht op cliëntnummer.
- Locaties en capaciteit komen uit ONS®, inclusief de sublocaties eronder.
- Medewerkers en roosters komen uit Rooster & Planning, met de agenda ernaast.
- Plaatsingen en afspraken gaan terug naar het dossier.
- U kiest zelf wie meedoet. Een grote organisatie heeft honderden locaties en duizenden medewerkers; u zet aan welke locaties en behandelaars op uw wachtlijst horen.
In beeld
Wat u elke ochtend ziet
Vandaag
Wie er wacht, hoeveel er over de treeknorm dreigen te gaan, en wat vandaag om actie vraagt. Bijvoorbeeld: iemand voor wie geen enkele plek passend is.
Aanmeldingen
De hele lijst, met status: concept, in behandeling, gepauzeerd of afgerond. Plus hoe lang iemand al wacht.
Plaatsingen
Wat is er gereserveerd, wat is aangeboden, wat is geaccepteerd en wie is er deze week daadwerkelijk gestart.
Capaciteit
Per locatie: hoeveel plekken, hoeveel bezet, hoeveel wachtenden. Uit ONS®, niet uit een apart bijgehouden overzicht.
Overzicht
Rapportage over wachttijden, treeknormen en doorstroom. Bruikbaar voor het wachtlijstoverleg en voor verantwoording.
Eerst aan de beurt
Wie bovenaan staat en waaróm. Geen handmatig prioriteitsveld, maar een uitkomst die u kunt navertellen.
Waarom het geen magazijn is
Vier dingen die wij bewust anders doen
De volgorde is uitlegbaar
U ziet per cliënt welke criteria meewogen en hoe zwaar. Een voorstel dat u niet kunt uitleggen aan een familie of aan de inspectie, is geen voorstel.
Wachten telt mee
Een bestelling wordt niet dringender als hij blijft liggen, een wachtende wél. De prioriteit loopt mee met de wachttijd en met de treeknorm van de sector.
Je annuleert geen mens
Afsluiten kan alleen met een reden erbij. Zo blijft zichtbaar wat er met iemand is gebeurd, ook als dat elders in zorg was.
De cliënt mag nee zeggen
Een aanbod is geen plaatsing. Wijst iemand af, dan legt u de reden vast en loopt de wachttijd gewoon door.
Vrijblijvend
Wachtlijstgemak aanvragen
Laat uw gegevens achter, dan nemen wij contact op om te kijken of het bij uw organisatie past. We laten het liefst eerst een keer zien in uw eigen Nedap ONS®-omgeving.
Liever meteen iemand spreken? Bel +31 6 34508920 of mail info@easyzorg.nl.