Digitaal aanmelden in de zorg – snel, veilig en compleet
Het aanmelden van nieuwe cliënten in de zorg is vaak een tijdrovende klus. Documenten die ontbreken, handtekeningen die nog gezet moeten worden, contactpersonen die lastig bereikbaar zijn – het leidt tot frustratie bij zowel zorgverleners als cliënten. Aanmeldgemak biedt hiervoor een slimme, digitale oplossing.
Met Aanmeldgemak digitaliseert en stroomlijnt u het volledige aanmeldproces van nieuwe cliënten. U ziet in één oogopslag welke gegevens of documenten nog ontbreken, wie welke formulieren moet ondertekenen en wat er al afgerond is. Niet alleen bespaart dit uw medewerkers veel tijd en administratieve rompslomp, het zorgt ook voor een snellere, overzichtelijkere en vriendelijkere ervaring voor de cliënt of diens contactpersoon.
Verstuur alle te ondertekenen documenten in één pakket. Aanmeldgemak is volledig aanpasbaar aan uw werkwijze. U stelt per zorgtype, indicatie of locatie uw eigen aanmeldprocedures samen – inclusief profielvragenlijsten, PDF-documenten met verplichte handtekeningen, uploads van indicatiebesluiten, checklists of invulbare PDF-formulieren. Alles wordt overzichtelijk verzameld in één digitale omgeving.
Uw cliënt ontvangt via e-mail of sms een gepersonaliseerde pagina waarop duidelijk staat welke acties nog nodig zijn. Stap voor stap, zonder verwarring.
Voor zorginstellingen in de VVT, GGZ, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, wijkverpleging, verslavingszorg en andere zorgvormen biedt Aanmeldgemak een flexibel en bewezen systeem om nieuwe cliënten sneller en correct aan te melden – met minder telefoontjes, minder papierwerk en minder fouten.
Van langdurig verblijf met WLZ-indicatie tot een tijdelijk ELV-verblijf, en van verhuizingen tot toestemmingsformulieren: Aanmeldgemak zorgt ervoor dat iedereen precies weet wat er nog moet gebeuren – en wat al gedaan is.
Met realtime inzicht voor uw team, en duidelijke stappen voor de cliënt.
De intake-bundel – Alles in 1x geregeld
Een aanmelding in de zorg is nooit slechts één document. Het is een verzameling van afspraken, machtigingen en medische achtergrondinformatie. Met de onderteken-workflow van Aanmeldgemak verstuurt u geen losse bestanden, maar een complete digitale ‘Intake-bundel’.
Hiermee voorkomt u dat u achteraf nog ontbrekende handtekeningen moet nabellen. Alles wat nodig is om de zorg veilig en conform wetgeving te starten, wordt in één vloeiende beweging verzameld.
Wat zit er in een standaard Intake-bundel?
Geen enkele aanmelding in de zorg is hetzelfde. Daarom is onze onderteken-workflow modulair opgebouwd. U stelt per cliënt of zorgtype een bundel samen die alle stappen van de intake afdekt. Hieronder ziet u een overzicht van de documenten en acties die onze klanten vaak combineren in één workflow:
1. Kernovereenkomsten & Financiën
Zorg dat de zakelijke basis direct bij de start 100% klopt.
- Zorgleveringsovereenkomst: Het juridische fundament van de zorgverlening.
- Formulier Financiën & Abonnementen: Leg direct vast welke aanvullende diensten worden afgenomen.
- Doorlopende Incasso machtiging: Voorkom administratieve rompslomp bij de facturatie.
- Wasformulier: Maak afspraken over de kleding- en linnenverzorging.
2. Toestemmingen & Praktische zaken (AVG)
Voldoe aan de informatieplicht en leg toestemmingen rechtsgeldig vast.
- Toestemming Carenzorgt & MOMO: Geef cliënten en hun netwerk veilig toegang tot het zorgdossier of sensortechnologie.
- Medische toestemmingen: Leg keuzes vast rondom vaccinaties, tandartsbezoeken en het delen van medische gegevens.
- Privacy & Media: Toestemming voor het gebruik van foto’s en films binnen de instelling.
3. Cliëntnetwerk & Wettelijke vertegenwoordiging
Een van de grootste knelpunten in de zorg is het helder krijgen van wie mag tekenen. In onze workflow is dit standaard ingebouwd:
- Contactpersonen & ICE: Verzamel direct de juiste gegevens van het cliëntnetwerk (1e, 2e en 3e contactpersoon).
- Wettelijke status: Identificeer direct of er sprake is van een Bewindvoerder, Curator of Mentor.
- Upload-optie: De vertegenwoordiger kan direct de beschikking of machtiging uploaden, zodat deze direct in het dossier van Nedap ONS® terechtkomt.
4. Kwaliteit van leven & Informatie
Begin de zorg met een warm welkom en een compleet beeld van de cliënt.
- ONS Clientverhaal: De volledige levensgeschiedenis en het ondersteuningsplan worden door de familie ingevuld en stromen direct terug in het Nedap ONS dossier.
- Profielvragenlijsten: Stel zelf praktische vragenlijsten op voor je eigen afdeling en/of organisatie
- Informatiepakket (Brochures): Stuur direct praktische informatie mee over de verhuisdag, financiën en de cliëntenraad. U ziet in het dashboard precies of deze documenten zijn ingezien.
Van onderteken-tool naar een volledige workflow
Aanmeldgemak is meer dan een simpele onderteken-tool. Het is een intelligente onderteken-workflow die begrijpt wie welke actie moet uitvoeren. De workflow stuurt de juiste documenten naar de juiste persoon en geeft pas een seintje aan jouw administratie als de bundel 100% compleet is.
De slimme techniek achter de workflow
Aanmeldgemak doet meer dan alleen documenten versturen. De module is gebouwd om fouten te voorkomen en handmatig werk tot een minimum te beperken. De mogelijkheden zijn onder andere:
- Invulbare PDF-formulieren, waarin u gebruik kunt maken van verplichte velden zoals naamvelden, datums, keuzelijsten en selectievakjes. Dit voorkomt onvolledig ingevulde formulieren.
- PDF Documenten met digitale handtekening, die rechtsgeldig en veilig worden ondertekend. U geeft aan welke handtekeningen vereist zijn en op welke plaats in het document.
- Profielvragenlijsten, bijvoorbeeld om aanvullende gegevens over de cliënt te verzamelen of om periodiek tevredenheidsonderzoek uit te voeren.
- Checklists, zoals een overzicht van acties die nog moeten worden uitgevoerd. Denk aan ‘verhuizing doorgeven aan huisarts’ of ‘machtiging mentor indienen’.
- Uploadverzoeken, waarmee cliënten of hun contactpersonen documenten kunnen aanleveren zoals een indicatiebesluit, verwijsbrief of identiteitsbewijs.
- Informatieve brochures, die u kunt meesturen om cliënten of familieleden vooraf duidelijkheid te geven over bijvoorbeeld de zorglocatie, opnameprocedure of rechten en plichten.
- Uitvragen van clientnetwerk – zoals een bewindvoerder, ouder of financieel contactpersoon – wordt direct gekoppeld aan het cliëntnetwerk, zodat alles op de juiste plaats beschikbaar is. Hierbij kunt u alle NAW-gegevens van de persoonlijke contacten uitvragen.
- Cliëntverhaal – u kunt het persoonlijke verhaal van de cliënt uitvragen (bijvoorbeeld gewoontes, interesses, levensloop en voorkeuren in eten en drinken), waarna deze informatie automatisch op de juiste plek wordt opgeslagen in het cliëntverhaal.
Cliënten of contactpersonen ontvangen via e-mail of QR-code een persoonlijke link naar een overzichtelijke pagina. Daar staat precies aangegeven wat nog moet gebeuren. Alles kan digitaal worden ingevuld, ondertekend of geüpload – veilig, gebruiksvriendelijk en zonder onnodige stappen.
Stop met dubbele invoer: Slimme integraties met ONS
Voorheen startte een aanmeldmap leeg en moesten cliënten dezelfde gegevens (naam, adres, e.d.) meerdere keren invullen. Dat is nu verleden tijd. In invulbare PDF-formulieren kunt u tags gebruiken om bekende gegevens automatisch te laten invullen. Zo beperkt u dubbel werk en verkleint u de kans op fouten.
Dankzij onze tag-technologie hoeft een cliënt nooit twee keer hetzelfde in te vullen. Gegevens die al bekend zijn in Nedap ONS, zoals {{voornaam}} of {{huisnummer}}, worden automatisch vooraf ingevuld in de documenten. Dat is wel zo cliëntvriendelijk en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
E-mailacties
Met Aanmeldgemak kunt u meer dan alleen het verzamelen van gegevens en handtekeningen. Wanneer een aanmeldmap is afgerond, kan het namelijk nodig zijn om specifieke documenten automatisch door te sturen naar andere afdelingen of externe partijen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een SEPA-incassomachtiging die direct naar de debiteurenafdeling moet.
- Een toestemmings- of machtigingsformulier dat naar een interne afdeling gestuurd wordt.
- Een verwijsbrief die gedeeld moet worden met een derde partij.
Per item kunt u eenvoudig een e-mailactie instellen, inclusief begeleidende tekst. Zo worden documenten direct op de juiste plek afgeleverd en automatiseert u een belangrijk deel van het administratieve proces.
Hoe werkt aanmeldgemak?
Stap 1 – Aanmelden bij uw ‘ONS’ Omgeving
1. Log in op uw ‘ONS’ omgeving.
2. Kies de cliënt waarvoor u een aanmeldgemak wilt versturen.
3. Klik op de ‘Aanmeldgemak’ knop in uw ‘Startmetons’ omgeving.
4. U wordt doorgestuurd naar het Easyzorg portaal.
5. Log eenmalig in met uw Single Sign-On (SSO) gegevens.
Na deze stappen wordt automatisch het clientnummer voor u ingevuld bij aanmeldgemak, zodat u snel en efficiënt het aanmeldgemakje kunt versturen zoals u in de volgende stap kunt zien.
Stap 2 – Selecteer de aanmeldmap die u wilt versturen naar uw client
Kies de gewenste ontvanger voor de ‘Aanmeldgemak’. Easyzorg zal automatisch het e-mailadres van de cliënt en diens relaties ophalen uit de ONS-omgeving, zodat u meerdere verzendopties heeft.
Selecteer de aanmeldmap en specificeer welke documenten u wilt meesturen. En Pas, indien nodig, de standaard e-mailtemplate aan door specifieke informatie toe te voegen die relevant is voor de situatie van de cliënt.
Extra Optie: QR-code voor Directe Toegang
Wij bieden een QR-code aan zodat cliënten met een ander apparaat direct toegang hebben tot de benodigde pagina om de documenten in te vullen. Dit is met name handig wanneer u wilt dat de cliënt of een familielid ter plekke de documenten invult.
Stap 3 – De client of relatie van de client ontvangt het aanmeldgemak.
Zodra de aanmeldmap is geselecteerd en verzonden, zal de cliënt of een familielid de informatie ontvangen via een e-mail die vertrouwen wekt. Deze e-mail komt van een herkenbaar adres dat is gekoppeld aan uw organisatie – bijvoorbeeld info@beterthuiszorg.nl voor ‘Beter Thuiszorg’. Dit detail versterkt het vertrouwen en vermindert de kans op argwaan bij het ontvangen en invullen van de documenten.
De e-mail zal ook het logo van uw zorginstelling bevatten voor directe herkenning. Hiermee garanderen we een naadloze en veilige ervaring voor de ontvanger.
Bijgevoegd in de mail vindt men een unieke link, die twee weken geldig blijft. De ontvanger kan deze link openen om de benodigde documenten te bekijken en te verwerken.
Stap 4 De client or relatie van de client verwerkt het aanmeldgemak
De cliënt of een familielid van de cliënt begint met de verwerking door de unieke link uit de ontvangen e-mail te openen. Deze link leidt direct naar een specifieke ‘Aanmeldgemak’-pagina die speciaal voor hen is gecreëerd. Op deze pagina is het proces helder uiteengezet: alle acties die nog uitgevoerd moeten worden staan duidelijk vermeld, en voltooide stappen worden gemarkeerd als ‘compleet’. Eenmaal afgeronde stappen zijn niet langer toegankelijk, wat zorgt voor een gestroomlijnde ervaring.
‘Aanmeldgemak’ maakt de volgende opties beschikbaar om de aanmelding zo vlot en compleet mogelijk te maken:
- Invulbare PDF-formulieren met verplichte velden zoals namen, datums en keuzelijsten – voor correct en volledig invullen.
- PDF-documenten met digitale handtekening, rechtsgeldig en veilig, met controle over wie waar moet ondertekenen.
- Profielvragenlijsten om aanvullende gegevens of cliënttevredenheid te verzamelen.
- Checklists die aangeven welke acties nog openstaan, afgestemd op de situatie.
- Uploadverzoeken voor bijvoorbeeld indicatiebesluiten, verwijsbrieven of ID-bewijzen.
- Informatieve brochures ter ondersteuning van cliënten en contactpersonen, met heldere uitleg over procedures of locaties.
- Clientnetwerk persoonlijke contacten en NAW-gegevens uitvragen en direct gekoppeld aan het netwerk.
- Clientverhaal achtergrond, gewoontes en voorkeuren uitvragen en direct opslaan in het cliëntdossier.
Hieronder zijn daarvan 2 voorbeelden uitgewerkt
Voorbeeld 1 – voor het digitaal invullen van de profielvragenlijst
Voorbeeld 2 – Voorbeeld van een PDF digitaal invullen en ondertekenen
Dashboard
Binnen het dynamische dashboard van Easyzorg krijgen zorginstellingen de controle over hun administratie. In real-time kunnen ze de status van alle verstuurde aanmeldmappen inzien en bijhouden welke aanmeldprocedures recent zijn afgerond. Dit overzicht zorgt voor een heldere en efficiënte workflow binnen de organisatie.
Wij begrijpen dat elke zorginstelling uniek is met haar eigen behoeften. Daarom staan we altijd open voor suggesties en feedback. Mocht er een functionaliteit zijn die u mist, dan nodigen we u uit om deze met ons te delen. We denken graag met u mee en zijn toegewijd aan het doorvoeren van verbeteringen. Ons portaal ontwikkelt zich continu, met wekelijkse updates die nieuwe features introduceren om uw ervaring te verbeteren.
Welke oplossing past bij u?
- Wilt u juridische documenten door meerdere mensen laten ondertekenen? Gebruik onze module Ondertekengemak.
- Wilt u het volledige aanmeldproces van nieuwe cliënten automatiseren inclusief intake-vragen en uploads? Gebruik dan Aanmeldgemak.