Herkent u het probleem dat het verzamelen van verschillende gegevens voor één nieuwe cliënt veel tijd en communicatie vergt?
Momenteel hebben zorginstellingen tijdens het aanmeldproces te maken met veel formulieren. Zeker als de client opgenomen moet worden, heb je formulieren voor de wasservice, de televisie, sleutels, huisregels, et cetera.
Eventuele problemen waar zorginstellingen tegen aan lopen
- Handmatige client aanmelden in Nedap Ons
- Documenten printen, ondertekenen en inscannen
- Missende stukken en daardoor veel communicatie
De manieren van informatie ophalen
Vanuit dit probleem hebben we het product “Aanmeldgemak” ontwikkeld. Met Aanmeldgemak wordt het aanmelden van nieuwe cliënten bij uw zorginstelling een stuk eenvoudiger. Het biedt u een compleet overzicht van welke informatie er nog ontbreekt en welke stappen er nog moeten worden genomen om het cliëntendossier compleet te maken. Dit bespaart u niet alleen tijd en moeite, maar zorgt er ook voor dat u de beste zorg kunt bieden aan uw cliënten.
Met één klik kunt u de cliënt of hun oudste kind een link sturen, waarmee ze direct een overzicht krijgen van welke informatie nog ontbreekt en welke documenten nog ondertekend moeten worden. Dit maakt het voor uw cliënten veel gemakkelijker om de informatie snel en gemakkelijk te verstrekken, waardoor uw team sneller en efficiënter kan werken.
Kortom, met Aanmeldgemak krijgt u een krachtig hulpmiddel waarmee u het proces van het aanmelden van nieuwe cliënten kunt stroomlijnen en verbeteren. Het is een essentiële tool voor elke zorginstelling die de kwaliteit van de zorg wil verbeteren en de administratieve lasten wil verlichten.
Casus
Recent hebben we een casus uitgevoerd met een zorginstelling. Deze zorginstelling had per locatie een specifieke aanmeldmap en de daarbij behorende documenten nodig. Dit betekent dat het centrum verschillende formulieren en documenten moest klaarzetten voor de aanmelding van elke cliënt. Deze werden uitgeprint en ingevuld door de client. Daarna werden deze gegevens met de hand overgetypt in Nedap ONS. Daarnaast werden sommige uitgeprinte document ondertekend en vervolgens gescand om het clientdossier compleet te maken in Nedap ONS.
Om het proces te vereenvoudigen, maakt de zorginstelling nu gebruik van Secuform en Aanmeldgemak. Met SecuForm hebben ze het aanmeldformulier geautomatiseerd. Komt de client in zorg? Dan kan vanuit Aanmeldgemak een set met verschillende aanmeldformulieren en de bijhorende documenten worden klaarzetten. Dit kunnen profielvragenlijsten zijn of PDFs die ondertekend moeten worden. Vervolgens kan de zorginstelling een link aanmaken met een beperkte geldigheidsduur. Deze link kan worden doorgestuurd naar de cliënt of het familielid dat verantwoordelijk is voor de aanmelding. De cliënt kan dan de link openen en in één overzicht zien welke gegevens ingevuld moeten worden en welke documenten ondertekend moeten worden.
Als er een profielvragenlijst compleet is, wordt deze “afgevinkt” en verschijnt deze in het dossier in ONS. Ondertekende documenten verschijnen bij de Documenten in ONS. Als alles is afgevinkt, is de client klaar.
Aanmeldgemak versimpelt het aanmeldproces voor de cliënt en voorkomt fouten en vertragingen. Het gebruik van Aanmeldgemak biedt ook voordelen voor het zorginstelling. Het bespaart tijd, minder administratieve lasten zoals printen en scannen en vermindert het aantal fouten bij het verwerken van de aanmeldingsdocumenten. Bovendien kunnen de medewerkers van de zorginstelling de voortgang van de aanmelding gemakkelijk volgen en waar nodig ingrijpen. Al met al biedt het gebruik van Aanmeldgemak voordelen voor zowel het revalidatiecentrum als de cliënt.