Altrecht behandelt mensen met ernstige en complexe psychiatrische aandoeningen en helpt jaarlijks ongeveer 25.000 mensen, vanuit locaties in onder meer Utrecht, Nieuwegein, Zeist, Den Dolder en Woerden. In de loop van 2026 heeft Altrecht drie verschillende processen rond het elektronisch cliëntendossier Nedap ONS® gedigitaliseerd, met drie oplossingen van EasyZorg.
Wat die drie projecten interessant maakt, is dat ze elk een ander soort knelpunt oplossen — en dat ze stuk voor stuk binnen het systeem blijven waarin de medewerkers toch al werken.
1. Digitaal ondertekenen, te beginnen bij de Wvggz
De eerste stap was Ondertekengemak. Altrecht begon bij een proces waar het volume het grootst is: de brieven in het kader van de Wet verplichte ggz, die door de geneesheren-directeur worden ondertekend. Volgens Altrecht zelf gaat het daarbij om ongeveer 7.000 ondertekeningen per jaar.
Het oude traject was voorspelbaar omslachtig: brief printen, ondertekenen, inscannen en het resultaat weer uploaden in ONS. Vier handelingen voor één handtekening, met bij elke stap een kans dat er iets blijft liggen.
- De handtekening wordt digitaal gezet en is rechtsgeldig
- De ondertekende brief komt automatisch als pdf in het dossier terecht
- Printen, scannen en uploaden zijn niet meer nodig
- Er is altijd terug te zien wat wanneer is ondertekend
Inmiddels is digitaal ondertekenen bij Altrecht verbreed: het geldt nu voor alle brieven en documenten uit het cliëntdossier, en zowel behandelaren als cliënten maken er gebruik van.
2. Tijdelijke medewerkers binnen enkele minuten aan het werk
De tweede stap was Inleengemak. In de ggz is het inzetten van tijdelijke krachten geen uitzondering, maar het autoriseren daarvan is een gevoelig proces: iemand krijgt toegang tot cliëntdossiers.
Medewerkers van Altrecht kunnen nu zelf, op elk moment, een tijdelijke medewerker aanmaken en autoriseren voor Nedap ONS®. Die persoon ontvangt direct een e-mail én een sms om in te loggen.
- Toegang geldt alleen voor een vooraf vastgestelde periode
- De rechten zijn beperkt tot wat nodig is
- Alle handelingen worden volledig gelogd
- De koppeling met Nedap ONS® regelt de autorisatie automatisch
Waar het regelen van een invaller eerder een aanvraag en wachttijd betekende, is het nu een handeling van enkele minuten — zonder dat er wordt ingeleverd op controle of herleidbaarheid. Dat laatste is voor een ggz-instelling geen detail: wie wanneer bij welk dossier kon, moet aantoonbaar zijn.
3. Aanmelden in één pakket
De meest recente stap is Aanmeldgemak, in gebruik genomen bij de zorgadministratie van de Digitale Poli in Nieuwegein. Cliënten ontvangen één e-mail met een link naar een persoonlijke pagina.
- Op die pagina staan alle folders en informatie die de cliënt vooraf moet lezen
- Alle formulieren worden daar ingevuld en in één keer verstuurd
- De ingevulde documenten komen automatisch in Nedap ONS® terecht
- De zorgadministratie krijgt bericht zodra een cliënt klaar is
Daarmee vervalt het heen-en-weer van losse e-mails met bijlagen, en hoeft niemand meer te controleren of een document wel compleet is teruggekomen. Altrecht werkt aan de uitrol naar de overige zorgadministraties.
De rode draad: geen apart eiland
Deze drie projecten hebben één ding gemeen. Er is geen apart portaal bijgekomen dat beheerd moet worden, geen tweede plek waar gegevens belanden, en geen dubbele invoer. Alles landt in Nedap ONS®, het systeem waarin het zorgteam al werkt.
Dat is ook wat de invoering behapbaar maakt. Een zorgorganisatie hoeft geen nieuw werkproces te leren; het bestaande proces verliest alleen zijn papieren tussenstappen. Daardoor kan een instelling als Altrecht stap voor stap uitbreiden — eerst één afdeling, dan één proces breder, dan de volgende.
Wat dit betekent voor andere ggz-instellingen
De volgorde die Altrecht koos is navolgbaar: begin bij het proces met het hoogste volume en de duidelijkste bewijslast. Bij een ggz-instelling is dat vaak de verplichte zorg, waar het aantal ondertekeningen groot is en de eisen aan rechtsgeldigheid hoog liggen. De winst is daar meteen meetbaar, en het vertrouwen dat dat oplevert maakt de volgende stap eenvoudiger.
Zelf verkennen?
Bekijk alle oplossingen van EasyZorg voor Nedap ONS®, of neem contact met ons op als u wilt weten waar u in uw eigen organisatie het beste kunt beginnen.