De zorgsector heeft te maken met veel administratieve taken, vooral wanneer nieuwe cliënten worden aangemeld of komen inwonen bij een zorginstelling. Een van de eerste stappen in dit proces is het overhandigen van een informatiemap aan de cliënt of diens familie. Deze map bevat essentiële informatie, formulieren, contracten en checklisten die ingevuld en ondertekend moeten worden. Dit traditionele proces is vaak tijdrovend, inefficiënt en vatbaar voor fouten. Gelukkig biedt digitalisering een oplossing: de informatiemap kan nu eenvoudig gedigitaliseerd worden via platforms zoals Aanmeldgemak

Wat is een Informatiemap?

Een informatiemap in de zorg is een verzameling van documenten die cliënten en hun families helpt om inzicht te krijgen in de zorginstelling en de benodigde administratie af te handelen. De map is doorgaans opgedeeld in verschillende categorieën:

1. Brochures: Bevatten algemene informatie over de zorginstelling, diensten, contactgegevens en huisregels.
2. Documenten die moeten worden ingevuld: Bijvoorbeeld aanvragen voor wasservice, broodservice of televisieabonnement.
3. Contracten en machtigingen: Denk aan automatische incasso’s voor de wasservice of andere voorzieningen.
4. Checklisten: Overzichten van acties die de cliënt of familie moet ondernemen, zoals het doorgeven van een verhuizing bij de huisarts of het regelen van medicijnen.

Dit papieren proces brengt echter diverse uitdagingen met zich mee. De map moet door meerdere familieleden worden doorgenomen, documenten moeten handmatig worden ingevuld en ondertekend, en vervolgens moet alles weer worden ingeleverd bij de zorgadministratie. Dit kan leiden tot vertragingen, verloren documenten en privacyrisico’s.

De Oplossing: Digitalisering via Aanmeldgemak

Via Aanmeldgemak kan de informatiemap volledig worden gedigitaliseerd, wat zowel voor de zorginstelling als de cliënt veel voordelen biedt. Met deze oplossing kan de gehele informatiemap, inclusief brochures, formulieren, contracten en checklisten, digitaal worden samengesteld en verzonden.

Voordelen van een Gedigitaliseerde Informatiemap

1. Eenvoudige Toegang: De digitale map kan eenvoudig via e-mail of SMS worden verstuurd naar de cliënt of een familielid. Hierdoor hoeft de map niet fysiek rond te gaan en kan iedereen die toegang nodig heeft, direct de documenten inzien.
2. Digitale Ondertekening: Documenten kunnen direct digitaal worden ingevuld en ondertekend. Dit voorkomt het gedoe met papieren versies, fouten bij het invullen en het fysiek moeten inleveren van documenten.
3. Efficiënt Procesbeheer: Alle ingevulde documenten worden automatisch geladen in het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), zoals ONS van Nedap. De medewerkers van de zorginstelling hebben toegang tot een overzichtelijk dashboard waarin zij de voortgang van de aanmeldingen kunnen volgen en monitoren.
4. Betere Bewaking van Privacy: Door het gebruik van een beveiligd platform zoals Aanmeldgemak, blijven alle privacygevoelige gegevens veilig opgeslagen binnen het ECD. Hierdoor wordt voorkomen dat belangrijke informatie op straat belandt of verloren gaat.
5. Flexibiliteit en Controle: Indien bepaalde documenten niet correct zijn ingevuld, kunnen ze eenvoudig opnieuw worden uitgezet voor invulling. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en efficiëntie van het proces.

Minder Zorg voor Familie en Zorginstelling

Door het digitaliseren van de informatiemap wordt de administratieve last aanzienlijk verminderd, zowel voor de familie als voor de zorginstelling. Familieleden kunnen vanuit huis op hun eigen tempo de documenten doornemen en invullen. Er is geen risico meer op kwijtgeraakte papieren of incomplete dossiers. Voor zorginstellingen betekent dit minder tijd kwijt zijn aan administratieve afhandeling en meer focus op het leveren van kwalitatieve zorg.

Conclusie

De digitalisering van de informatiemap is een belangrijke stap vooruit in de zorgsector. Het vereenvoudigt het aanmeldproces, verbetert de communicatie met cliënten en familie, en verhoogt de efficiëntie van zorginstellingen. Met platforms zoals Aanmeldgemak kunnen zorgorganisaties een modern en klantvriendelijk aanmeldproces aanbieden, waarbij alle gegevens veilig en centraal worden beheerd.

Digitalisering is niet alleen een verbetering voor de administratieve kant van de zorg, maar draagt ook bij aan een positieve ervaring voor nieuwe cliënten en hun families. Het is een voorbeeld van hoe technologie een belangrijke rol kan spelen in het verbeteren van de zorgverlening en het verminderen van administratieve lasten.

Interesse of Vragen?

Heeft u interesse in de mogelijkheden van Aanmeldgemak of wilt u graag meer informatie? Neem gerust contact met ons op! Stuur een e-mail naar info@easyzorg.nl of bel ons op. Wij staan klaar om uw vragen te beantwoorden en u te ondersteunen bij het digitaliseren van uw informatiemap.