Heb je ook wel eens gemerkt dat de aanmeld procedure in de verpleeghuiszorg soms onnodig veel tijd in beslag nemen? Dan hebben wij goed nieuws voor je! In deze blog lees je namelijk alles over een huidige aanmeldprocedure en de nieuwe aanmeldprocedure waarin gebruik wordt gemaakt van SecuForm. Weg met de tijdrovende en foutgevoelige aanmelding van cliënten, en hallo efficiëntie en veiligheid! Lees snel verder om te ontdekken hoe SecuForm de oplossing biedt voor een gestroomlijnde aanmelding in de verpleeghuiszorg.
Huidige situatie in de verpleeghuiszorg
Stap 1 Indicatie aanvragen bij het CIZ
Het aanmeld proces voor de ouderenzorg begint vaak met het aanvragen van een indicatie bij het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Dit is nodig om te bepalen welke zorg en hoeveel zorg er nodig is.
Stap 2 Contact opnemen met zorginstelling
Wanneer de indicatie is ontvangen, kan de client of familie contact opnemen met de desbetreffende zorginstelling. Dit kan telefonisch, per e-mail of via het contactformulier op de website. Een medewerker van de zorginstelling zal vervolgens contact opnemen om de zorgvraag te bespreken en alle benodigde gegevens bij elkaar verzamelen om zo het dossier compleet te maken en een intake gesprek te kunnen inplannen
Stap 3 Intakegesprek / Zorgplan opstellen
Tijdens het intakegesprek wordt de zorgvraag verder besproken en wordt gekeken naar de mogelijkheden en wensen van de cliënt. Ook wordt er gekeken naar de beschikbaarheid van de benodigde zorg en de financieringsmogelijkheden. Als er een klik is tussen de cliënt en de zorginstelling zal er uiteindelijk een zorgplan worden opgesteld in overleg met de client/familie.
Stap 4 Zorgovereenkomst tekenen
Wanneer het zorgplan is opgesteld en de cliënt akkoord gaat met de zorg, wordt er een zorgovereenkomst opgestuurd naar de client of familie. Dit word ondertekend en terugstuurt en kan door de zorginstelling in Nedap ONS® worden toegevoegd in het dossier.
De nadelen van de huidige situatie
Voordat het intakegesprek begint, moet de zorginstelling alle gegevens van de cliënt verzamelen om het dossier compleet te maken. Dit kan echter tot onnodige communicatie en administratieve taken leiden voor de zorginstelling.
De zorginstelling moet de zorgovereenkomst naar de cliënt sturen via papier of e-mail. De cliënt moet het document ondertekenen en de zorginstelling moet het ingescande document toevoegen aan het cliëntdossier in Nedap ONS®.
De nieuwe situatie met behulp van SecuForm
In vergelijk in met de oude en de nieuwe aanmeldprocedure zit het grote verschil in stap 2 en 4. Bij de nieuwe aanmeldprocedure kan in stap 2 de volledige aanmelding via SecuForm worden afgehandeld, inclusief de gewenste vragen en gegevens van de zorginstelling. Deze informatie wordt direct in het Nedap ONS® geplaatst, waardoor er direct een volledig cliëntendossier kan worden opgebouwd.
In stap 4 kan de cliënt met SecuForm ook de zorgovereenkomst digitaal ondertekenen. Het contract wordt als een overzichtelijk pdf-bestand vanuit Nedap ONS® verzonden naar de klant en kan via een rechtsgeldige weg digitaal worden ondertekent.
De voordelen met het gebruik van SecuForm
Door het gebruik van SecuForm in de aanmeldingsprocedure kunt u direct een volledig cliëntendossier opbouwen zonder handmatig gegevens over te typen in Nedap ONS®. Dit bespaart u tijd en vermindert de kans op fouten.
Er zijn verschillende voordelen van digitaal ondertekenen, zoals:
- Tijdsbesparing: Digitaal ondertekenen bespaart tijd doordat er geen fysieke documenten heen en weer gestuurd hoeven te worden.
- Efficiëntie: Het proces van het opstellen, versturen en ondertekenen van documenten kan veel sneller en efficiënter worden afgehandeld, omdat het allemaal digitaal kan plaatsvinden.
- Betrouwbaarheid: Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en bieden dezelfde juridische zekerheid als handgeschreven handtekeningen.
- Kostenbesparing: Digitaal ondertekenen bespaart ook kosten, omdat er geen papier, inkt en verzendkosten nodig zijn.
- Milieuvriendelijk: Digitaal ondertekenen draagt bij aan een duurzamere omgeving omdat er minder papier wordt gebruikt en minder CO2-uitstoot wordt gegenereerd.