AANMELDGEMAK Vanaf € 249 p/m
Het aanmelden van nieuwe cliënten in de zorg is vaak een tijdrovende klus. Documenten die ontbreken, handtekeningen die nog gezet moeten worden, contactpersonen die lastig bereikbaar zijn – het leidt tot frustratie bij zowel zorgverleners als cliënten. Aanmeldgemak biedt hiervoor een slimme, digitale oplossing.
Met Aanmeldgemak digitaliseert en stroomlijnt u het volledige aanmeldproces van nieuwe cliënten. U ziet in één oogopslag welke gegevens of documenten nog ontbreken, wie welke formulieren moet ondertekenen, en wat er al afgerond is. Niet alleen bespaart dit uw medewerkers veel tijd en administratieve rompslomp, het zorgt ook voor een snellere, overzichtelijkere en vriendelijkere ervaring voor de cliënt of diens contactpersoon.
Aanmeldgemak is volledig aanpasbaar aan uw werkwijze. U stelt per zorgtype, indicatie of locatie uw eigen aanmeldprocedures samen – inclusief profielvragenlijsten, PDF documenten met verplichte handtekeningen, uploads van indicatiebesluiten, checklists of invulbare PDF formulieren. Alles wordt overzichtelijk verzameld in één digitale omgeving. Uw cliënt ontvangt via e-mail of sms met een gepersonaliseerde pagina waarop duidelijk staat welke acties nog nodig zijn. Stap voor stap, zonder verwarring.
Voor zorginstellingen in de VVT, GGZ, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, wijkverpleging en verslavingszorg biedt Aanmeldgemak een flexibel en bewezen systeem om nieuwe cliënten sneller en correct aan te melden – met minder telefoontjes, minder papierwerk en minder fouten.
Van langdurig verblijf met WLZ-indicatie tot een tijdelijk ELV-verblijf, en van verhuizingen tot toestemmingsformulieren: Aanmeldgemak zorgt ervoor dat iedereen precies weet wat er nog moet gebeuren – en wat al gedaan is.
Met realtime inzicht voor uw team, en duidelijke stappen voor de cliënt.
Wat kunt u allemaal doen met Aanmeldgemak?
Met Aanmeldgemak stelt u eenvoudig aanmeldmappen samen, afgestemd op het type cliënt, de zorgvorm en de specifieke situatie. Elke map bestaat uit onderdelen die u zelf selecteert en instelt. U bepaalt wat verplicht is en wie welke onderdelen ontvangt.
De mogelijkheden zijn onder andere:
- Invulbare PDF-formulieren, waarin u gebruik kunt maken van verplichte velden zoals naamvelden, datums, keuzelijsten en selectievakjes. Dit voorkomt onvolledig ingevulde formulieren.
- PDF Documenten met digitale handtekening, die rechtsgeldig en veilig worden ondertekend. U geeft aan welke handtekeningen vereist zijn en op welke plaats in het document.
- Profielvragenlijsten, bijvoorbeeld om aanvullende gegevens over de cliënt te verzamelen of om periodiek tevredenheidsonderzoek uit te voeren.
- Checklists, zoals een overzicht van acties die nog moeten worden uitgevoerd. Denk aan ‘verhuizing doorgeven aan huisarts’ of ‘machtiging mentor indienen’.
- Uploadverzoeken, waarmee cliënten of hun contactpersonen documenten kunnen aanleveren zoals een indicatiebesluit, verwijsbrief of identiteitsbewijs.
- Informatieve brochures, die u kunt meesturen om cliënten of familieleden vooraf duidelijkheid te geven over bijvoorbeeld de zorglocatie, opnameprocedure of rechten en plichten.
Cliënten of contactpersonen ontvangen via e-mail of QR-code een persoonlijke link naar een overzichtelijke pagina. Daar staat precies aangegeven wat nog moet gebeuren. Alles kan digitaal worden ingevuld, ondertekend of geüpload – veilig, gebruiksvriendelijk en zonder onnodige stappen.
Hoe werkt aanmeldgemak?
Stap 1 – Aanmelden bij uw ‘ONS’ Omgeving
1. Log in op uw ‘ONS’ omgeving.
2. Kies de cliënt waarvoor u een aanmeldgemak wilt versturen.
3. Klik op de ‘Aanmeldgemak’ knop in uw ‘Startmetons’ omgeving.
4. U wordt doorgestuurd naar het Easyzorg portaal.
5. Log eenmalig in met uw Single Sign-On (SSO) gegevens.
Na deze stappen wordt automatisch het clientnummer voor u ingevuld bij aanmeldgemak, zodat u snel en efficiënt het aanmeldgemakje kunt versturen zoals u in de volgende stap kunt zien.
Stap 2 – Selecteer de aanmeldmap die u wilt versturen naar uw client
Kies de gewenste ontvanger voor de ‘Aanmeldgemak’. Easyzorg zal automatisch het e-mailadres van de cliënt en diens relaties ophalen uit de ONS-omgeving, zodat u meerdere verzendopties heeft.
Selecteer de aanmeldmap en specificeer welke documenten u wilt meesturen. En Pas, indien nodig, de standaard e-mailtemplate aan door specifieke informatie toe te voegen die relevant is voor de situatie van de cliënt.
Extra Optie: QR-code voor Directe Toegang
Wij bieden een QR-code aan zodat cliënten met een ander apparaat direct toegang hebben tot de benodigde pagina om de documenten in te vullen. Dit is met name handig wanneer u wilt dat de cliënt of een familielid ter plekke de documenten invult.
Stap 3 – De client of relatie van de client ontvangt het aanmeldgemak.
Zodra de aanmeldmap is geselecteerd en verzonden, zal de cliënt of een familielid de informatie ontvangen via een e-mail die vertrouwen wekt. Deze e-mail komt van een herkenbaar adres dat is gekoppeld aan uw organisatie – bijvoorbeeld info@beterthuiszorg.nl voor ‘Beter Thuiszorg’. Dit detail versterkt het vertrouwen en vermindert de kans op argwaan bij het ontvangen en invullen van de documenten.
De e-mail zal ook het logo van uw zorginstelling bevatten voor directe herkenning. Hiermee garanderen we een naadloze en veilige ervaring voor de ontvanger.
Bijgevoegd in de mail vindt men een unieke link, die twee weken geldig blijft. De ontvanger kan deze link openen om de benodigde documenten te bekijken en te verwerken.
Stap 4 De client or relatie van de client verwerkt het aanmeldgemak
De cliënt of een familielid van de cliënt begint met de verwerking door de unieke link uit de ontvangen e-mail te openen. Deze link leidt direct naar een specifieke ‘Aanmeldgemak’-pagina die speciaal voor hen is gecreëerd. Op deze pagina is het proces helder uiteengezet: alle acties die nog uitgevoerd moeten worden staan duidelijk vermeld, en voltooide stappen worden gemarkeerd als ‘compleet’. Eenmaal afgeronde stappen zijn niet langer toegankelijk, wat zorgt voor een gestroomlijnde ervaring.
‘Aanmeldgemak’ maakt de volgende opties beschikbaar om de aanmelding zo vlot en compleet mogelijk te maken:
- Invulbare PDF-formulieren met verplichte velden zoals namen, datums en keuzelijsten – voor correct en volledig invullen.
- PDF-documenten met digitale handtekening, rechtsgeldig en veilig, met controle over wie waar moet ondertekenen.
- Profielvragenlijsten om aanvullende gegevens of cliënttevredenheid te verzamelen.
- Checklists die aangeven welke acties nog openstaan, afgestemd op de situatie.
- Uploadverzoeken voor bijvoorbeeld indicatiebesluiten, verwijsbrieven of ID-bewijzen.
- Informatieve brochures ter ondersteuning van cliënten en contactpersonen, met heldere uitleg over procedures of locaties.
Hieronder zijn daarvan 2 voorbeelden uitgewerkt
Voorbeeld 1 – voor het digitaal invullen van de profielvragenlijst
Voorbeeld 2 – Voorbeeld van een PDF digitaal invullen en ondertekenen
Dashboard
Binnen het dynamische dashboard van Easyzorg krijgen zorginstellingen de controle over hun administratie. In real-time kunnen ze de status van alle verstuurde aanmeldmappen inzien en bijhouden welke aanmeldprocedures recent zijn afgerond. Dit overzicht zorgt voor een heldere en efficiënte workflow binnen de organisatie.
Wij begrijpen dat elke zorginstelling uniek is met haar eigen behoeften. Daarom staan we altijd open voor suggesties en feedback. Mocht er een functionaliteit zijn die u mist, dan nodigen we u uit om deze met ons te delen. We denken graag met u mee en zijn toegewijd aan het doorvoeren van verbeteringen. Ons portaal ontwikkelt zich continu, met wekelijkse updates die nieuwe features introduceren om uw ervaring te verbeteren.