Met Ons Ketenverkeer van Nedap en een slimme aanvulling zoals SecuForm breng je overzicht, snelheid en structuur aan in je aanmeld- en doorverwijsproces. In dit artikel lees je hoe het werkt, wat de voordelen zijn en hoe je direct kunt starten.
In de zorg draait alles om tijdige, veilige en volledige informatieoverdracht. Toch zijn veel zorginstellingen nog tijd kwijt aan handmatige handelingen zoals het overtypen van verwijzingen, het sorteren van e-mails of het bijhouden van aanmeldformulieren. Dat kan slimmer.
Wat is Ons Ketenverkeer?
Ons Ketenverkeer is een applicatie binnen de Nedap Ons-suite die het mogelijk maakt om zorginhoudelijke berichten (zoals verwijzingen, overdrachten en labuitslagen) digitaal uit te wisselen tussen zorgorganisaties. Denk aan communicatie via platformen zoals ZorgDomein, of via koppelingen met ziekenhuizen, huisartsen, GGZ-instellingen en andere ketenpartners.
De kracht van Ons Ketenverkeer zit in de centrale inboxfunctie. Berichten komen binnen op één plek en kunnen van daaruit:
- worden gekoppeld aan het juiste cliëntdossier,
- automatisch van labels worden voorzien,
- worden verwerkt op basis van ingestelde regels of handmatige controle.
Met de opkomst van standaarden als HL7/FHIR verloopt deze gegevensuitwisseling steeds sneller, veiliger en betrouwbaarder.
Hoe werkt Ons Ketenverkeer in de praktijk?
Bij het openen van Ons Ketenverkeer komt de gebruiker automatisch in de inbox terecht, waar alle nieuwe berichten binnenkomen. Afhankelijk van de rechten van de gebruiker kunnen berichten worden gelezen, gekoppeld aan een cliënt en verwerkt.
Het menu bevat meerdere weergaven:
- Inbox – overzicht van alle nieuwe, binnengekomen berichten.
- Concepten – niet-verzonden berichten, vaak opgemaakt via Zorgmail.
- Outbox – berichten die klaarstaan om verzonden te worden.
- Verzonden – verzonden berichten (indien Zorgmail actief is).
- Archief – verwerkte berichten met status “Gearchiveerd”.
- Uitval – berichten die door configuratieproblemen niet verwerkt kunnen worden.
- Demo bericht – voor het testen van verwijzingen in een testomgeving.
- Configuratie – instellingen voor labels, routing en verwerking.
- Connectorstatus – overzicht van actieve koppelingen met ketenpartners.
Bij elk bericht kunnen acties worden ondernomen zoals:
- In behandeling nemen
- Archiveren
- Opnieuw verwerken
- Toevoegen aan dossier
- Bijlagen doorsturen
- Koppelen aan een cliënt (handmatig of automatisch op basis van BSN)
Labels helpen bij het ordenen van berichten. Ze zijn direct doorzoekbaar en onderverdeeld in:
- Vrije tekstlabels
- Locatielabels (bijv. op basis van plaats of regio)
- Teamlabels (automatisch op basis van ZorgDomein HealthcareService)
De status van berichten (nieuw, in behandeling, gearchiveerd) is visueel herkenbaar. De applicatie ondersteunt ook foutafhandeling, bijvoorbeeld bij ontbrekende gegevens zoals BSN.
Configuratie van labelbeheer
Een van de krachtigste functies binnen Ons Ketenverkeer is het automatisch labelen van inkomende berichten. Dit gebeurt op basis van informatie die wordt meegestuurd vanuit bijvoorbeeld ZorgDomein. Deze labels zorgen voor overzicht en maken het mogelijk om berichten gericht te filteren of automatisch door te zetten naar de juiste teams.
In het configuratiescherm van Ons Ketenverkeer kun je instellen:
- Automatisch locatielabels – gebaseerd op plaatsnaam uit het bericht.
- Automatisch zorgcluster-labels – bijvoorbeeld VVT, GGZ, Jeugd.
- Automatisch zorgproduct-labels – zoals Begeleiding, Behandeling, Onderwijs.
Daarnaast is er het label Organisatorische eenheid. Dit label wordt zichtbaar wanneer:
- De organisatorische eenheid correct is ingericht in ZorgDomein,
- én ook is ingesteld in Ons Administratie.
Zo kunnen berichten automatisch herkenbaar gemaakt worden voor specifieke regio’s, teams of diensten binnen de organisatie, zonder extra handmatig werk. Let op: deze labels zijn puur organisatorisch en hebben geen invloed op toegangsrechten tot het bericht.
De configuratie van deze instellingen gebeurt onder het menu-item Configuratie en is cruciaal om het maximale uit labelbeheer en automatische routing te halen.
Waarom dit organisaties helpt
Veel zorginstellingen werken met verschillende kanalen voor instroom van cliënten: via de huisarts, het wijkteam, verwijzingen, aanmeldformulieren op de website of intakegesprekken. Deze informatie komt nu nog vaak op meerdere plekken binnen — met risico op fouten, dubbele registratie of gemiste acties.
Met Ons Ketenverkeer bundel je deze informatiestromen tot één centrale, gestructureerde inbox. Dit:
- bespaart tijd,
- voorkomt dubbel werk,
- verhoogt de traceerbaarheid van communicatie,
- en maakt je aanmeldproces schaalbaar.
En dan nu: SecuForm
Wil je ook je website-aanmeldingen of digitale intakeformulieren direct in dit proces meenemen? Dan is SecuForm een ideale aanvulling.
Met SecuForm kunnen zorginstellingen veilige aanmeldformulieren aanbieden op hun website. Cliëntgegevens worden rechtstreeks in Ons Ketenverkeer geplaatst, compleet met automatisch gegenereerde labels op basis van antwoorden in profielvragenlijsten.
Bijvoorbeeld:
- Is de cliënt woonachtig in een specifieke gemeente? → Automatisch gemeente-label.
- Gaat het om zorg in de regio Noord of Zuid? → Automatisch regiolabel.
- Betreft het onderwijs, GGZ of VVT? → Automatisch zorgproductlabel.
Zorgorganisaties zoals Auris en Impegno maken al succesvol gebruik van deze combinatie. Niet alleen worden aanmeldingen automatisch bij het juiste team of in de juiste regio geplaatst, ook maken zij gebruik van de mogelijkheid om nieuwe cliënten direct op een specifieke proceslocatie te laten landen. Dit zorgt ervoor dat er geen cliënt tussen wal en schip valt en dat elk aanmeldbericht direct in het juiste zorgproces wordt opgenomen.
AanmeldGemak: een stap verder
Wil je het aanmeldproces nóg verder verbeteren? Met AanmeldGemak van EasyZorg voeg je direct na de aanmelding een extra laag service toe. Op basis van de antwoorden in het aanmeldformulier ontvangt de cliënt automatisch een digitale aanmeldmap met:
- Een handige checklist ter voorbereiding op de intake;
- De mogelijkheid om direct bestanden te uploaden (zoals ID of verwijsbrief);
- Functionaliteit voor het digitaal invullen en ondertekenen van documenten;
- De optie om profielvragenlijsten digitaal in te vullen;
- Informatieve brochures afgestemd op de zorgvraag voor extra duidelijkheid.
Deze documenten worden vervolgens automatisch toegevoegd aan het cliëntdossier in ONS. Zo blijft alles centraal, volledig én veilig bewaard — zonder handmatige stappen.
Klaar om je aanmeldproces te stroomlijnen – van verwijzing tot intake?
Of je nu werkt in de VVT, GGZ, jeugdzorg of gehandicaptenzorg – met Ons Ketenverkeer en SecuForm maak je een einde aan losse aanmeldstromen en handmatige verwerking.
📩 Meer weten of een demo aanvragen? Kijk op easyzorg.nl/oplossingen of neem direct contact op met EasyZorg.
#zorginnovatie #ketenverkeer #nedap #secuform #digitalisering #zorgtechnologie #administratieontlasten #easyzorg