In de zorgsector speelt administratieve efficiëntie een cruciale rol. Met de integratie van een digitale handtekening in Nedap ONS wordt het proces van het digitaal ondertekenen van brieven niet alleen eenvoudiger, maar ook juridisch waterdicht. In deze blog bespreken we hoe digitaal ondertekenen via Ondertekengemak werkt, bovendien bekijken we welke voordelen het biedt.
Hoe Werkt het Digitaal Ondertekenen in ONS?
Het proces van digitaal ondertekenen in ONS is ontworpen om eenvoudig en intuïtief te zijn. Hieronder een stap-voor-stap uitleg:
1. Inloggen in Nedap ONS
Log in op je Nedap ONS-omgeving en genereer een brief via de knop ‘Brief versturen’. Kies eerst het gewenste template en klik vervolgens op de knop ‘Maak rapport’. Zo genereer je een brief, waarbij relevante cliëntinformatie direct in de brief wordt opgenomen. Deze brief tot slot onder Documenten te staan.
2. Start Digitale Ondertekening
Ga naar het tabblad Documenten en klik vervolgens op de knop van Easyzorg: “Start digitale ondertekening”. Hiermee kom je terecht op het Ondertekengemak platform.
3. Selecteer Documenten en Voeg Opties Toe
Ondertekengemak neemt automatisch het cliëntnummer en de contactgegevens over. Vervolgens kune je:
- De documenten selecteren die digitaal ondertekend moeten worden.
- Een begeleidende e-mail schrijven.
- Labels toevoegen die aan het document worden gekoppeld zodra het ondertekend is.
4. Kies tekenlocatie en Verstuur
Vervolgens bepaal je waar de ontvanger zijn digitale handtekening moet zetten en klik je op Verstuur. De cliënt of een contactpersoon ontvangt een e-mail met een link.
5. Verificatie en Ondertekening
Voordat de ontvanger kan ondertekenen moet hij ten eerste een verificatiecode invoeren. Daarna kan de ontvanger het document digitaal ondertekenen door op “Teken” te killen en vervolgens “Stuur”.
Na de ondertekening wordt het document direct opgeslagen in het cliëntprofiel onder Documenten in ONS. Aan het document wordt ook een rapportage van de digitale handtekening toegevoegd met een teken verslag.
Verder zorgt een ingebouwde herinneringsfunctie ervoor dat de cliënt een notificatie ontvangt als de ondertekening binnen 7 dagen nog niet is voltooid.
Waarom is Ondertekengemak Rechtsgeldig?
Ondertekengemak voldoet in de basisversie aan de eerste kwalificatie van elektronische handtekeningen en biedt een eenvoudige, maar effectieve twee-stapsverificatie. Hierbij moet de cliënt bij het ondertekenen eerst een verificatiestap doorlopen op basis van het e-mailadres, dat uit het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) wordt gehaald en door de zorgadministratie is toegevoegd.
De Europese Unie heeft wetgeving die digitaal ondertekenen officieel erkent. Deze regels zijn vastgelegd in de eIDAS-verordening (Electronic Identification and Trust Services), die sinds juli 2016 van kracht is. Dankzij deze verordening hebben elektronische handtekeningen dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen.
De eIDAS-verordening onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen:
- De gewone elektronische handtekening
- De geavanceerde elektronische handtekening (AES)
- De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)
Elk type handtekening biedt een ander niveau van veiligheid en zekerheid. Volgens Artikel 25 van de eIDAS-regels zijn elektronische handtekeningen juridisch geldig in alle EU-lidstaten en moeten ze overal worden geaccepteerd. Dit biedt een solide juridische basis voor digitale handtekeningen in heel Europa.
Ondertekengemak biedt naast de gewone elektronische handtekening ook de mogelijkheid voor geavanceerde (AES) en gekwalificeerde (QES) elektronische handtekeningen, waarmee extra zekerheid en bescherming worden geboden. Deze opties bieden een hoger niveau van beveiliging en authenticiteit, maar maken geen deel uit van het basispakket en zijn beschikbaar als aanvullende diensten.
Voordelen van Digitaal Ondertekenen in ONS
Ondertekengemak, volledig geïntegreerd in Nedap ONS, biedt een scala aan voordelen die jouw zorgorganisatie helpen bij het stroomlijnen van administratieve processen. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen op een rij:
1. Tijdsbesparing Geen papieren documenten, fysieke afspraken of omslachtige postprocessen meer. Met Ondertekengemak kun je:
Brieven en documenten direct digitaal laten ondertekenen.
- Het volledige proces van ondertekenen automatiseren, van versturen tot opslaan.
- Dit bespaart kostbare tijd voor zowel zorgverleners als cliënten.
2. Labels Met Ondertekengemak kun je eenvoudig labels toevoegen aan documenten. Deze labels maken het mogelijk om:
- Documenten te categoriseren en terug te vinden in het cliëntdossier.
- Specifieke kenmerken of statussen aan documenten toe te voegen, zoals “Spoed” of “Contract”.
- Labels bieden overzicht en zorgen voor een gestroomlijnde administratie.
3. Meerdere Documenten Tegelijk Ondertekengemak ondersteunt de mogelijkheid om meerdere documenten in één proces digitaal te laten ondertekenen. Dit betekent:
- Minder losse handelingen voor zorgmedewerkers.
- Een efficiënter ondertekenproces voor cliënten en hun relaties.
4. Ingebouwde Herinneringsfunctie Dankzij een slimme herinneringsfunctie ontvang je automatische meldingen als een document niet binnen de gestelde termijn (14 dagen) is ondertekend. Dit:
- Verhoogt de kans dat documenten tijdig worden afgehandeld.
- Vermindert de noodzaak voor handmatige opvolging.
5. Volledig Geïntegreerd in ONS Ondertekengemak is volledig geïntegreerd in Nedap ONS, waardoor alle documenten en rapportages automatisch worden opgeslagen in het cliëntdossier. Dit betekent:
- Geen dubbele administratie.
- Alle documenten overzichtelijk op één plek beschikbaar.
6. Flexibiliteit Ondertekengemak biedt flexibiliteit door verschillende niveaus van beveiliging aan te bieden:
- Gewone elektronische handtekening: Geschikt voor de meeste situaties.
- Geavanceerde elektronische handtekening (AES): Voor extra zekerheid.
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): Voor maximale juridische zekerheid (optioneel tegen meerkosten).
Je kunt kiezen voor het niveau dat het beste past bij de juridische en praktische eisen van jouw organisatie
Conclusie
Ondertekengemak biedt een eenvoudige, betaalbare en juridisch geldige oplossing voor digitaal ondertekenen in de zorgsector. De gewone elektronische handtekening is geschikt voor de meeste situaties en wordt geleverd met een praktische tweestapsverificatie. Voor specifieke gevallen waarin meer zekerheid of beveiliging nodig is, zijn ook geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen beschikbaar.
In tegenstelling tot veel concurrenten, die werken met variabele prijzen afhankelijk van het aantal documenten, biedt Ondertekengemak een vast tarief van €149 per maand, ongeacht hoeveel documenten je verstuurt. Dit betekent dat je onbeperkt gebruik kunt maken van de dienst zonder verrassende kosten, wat het perfect maakt voor organisaties die consistent veel documenten moeten verwerken.
Ben je benieuwd hoe Ondertekengemak jouw organisatie kan helpen? Neem dan contact met ons op via info@easyzorg.nl of bel naar 06 3450 8920. Mocht je bepaalde functionaliteiten missen, laat het ons weten! We denken graag met je mee om te kijken of er mogelijkheden zijn om deze toe te voegen.
Maak je administratie eenvoudiger en efficiënter met Ondertekengemak!